A PERSONAL rendszer szótárainak kezelésére szolgál a Karbantartás menü Szótárak című menüpontja. Ezt elindítva a következő ablak jelenik meg:

A PERSONAL rendszerben alapvetően kétféle szótár van :

• kötött tartalmú (Fix) szótárak azok, amelyek tartalmának módosítására, bővítésére nincs lehetőség. Ezeknek a szótáraknak a módosítása minden esetben a rendszer bizonyos algoritmusainak a módosítását is jelentik, tartalmuk csoportos vagy egyedi nyomtatása azonban lehetséges.

      Ezek a szótárak a következők:        Adóelőlegszámítás módja

                                       Adózás típusa

                                       Adózási kedvezmények

                                       Bérforma

                                       Járulék (szoc.hoz..adó) kedvezmény

                                       Kötelezettség jogcímek

                                       Megváltozott munkaképesség oka

                                       Nyugdíjas státusz

• szabad tartalmú szótárak azok, amelyek tartalma a felhasználó igényei szerint szabadon módosítható, a benne levő értékeknek nincs algoritmikus vonzata.

A rendszeren belül alkalmazott összes szabad tartalmú szótár tartalmának kezelésére itt van lehetőség.

A baloldali ablakban látható a rendszer szótárainak neve, jobb oldali ablakban pedig a kiválasztott szótár elemei. Az elemek közül vastagított betűtípussal szerepelnek azok, melyek használatban vannak a rendszer valamelyik adattáblájában.

Valamely szótár kiválasztását a kurzormozgató le-fel billentyűkkel történő pozicionálással lehet elvégezni.

A kiválasztott szótár tartalma a jobb oldali ablakban látható. Új érték felvitelét, meglevő értékek módosítását, törlését, valamint egy általános listázást a képernyő alján lévő szokásos funkciógombok teszik lehetővé. Új érték felvitelekor a kód értéke automatikusan a szótárban soron következő kódérték lesz, ami legfeljebb 99 lehet és szükség esetén módosítható egy olyan kódra, amely még nem szerepel a szótárban. Ez a későbbiekben csak akkor módosítható, ha még nincs rá hivatkozás (nincs kiemelve vastagított betűtipussal). Törlés is csak hivatkozás nélküli esetben végezhető (nincs kiemelve vastagított betűtipussal). Ugyanakkor egy elavult vagy nem használt szótárérték megnevezése tetszőlegesen átírható, újraértelmezhető, pl. akkor, ha már van 99-es kódú szótárelem, és emiatt nem lehet már új elemet felvenni. A módosítás akkor lehetséges, ha a rendszerben nincs az elavult értékre hivatkozás, azaz nem vastagított betűtípussal szerepel a táblázatban.

Az adatkezelő funkciógombok működése/hatása a Főállásúak törzsadatai témakörben leírtak szerinti, azzal a megkötéssel, hogy csak a jobb oldali táblázatban lévő szótárelemekkel lehet adatkezelő műveleteket végezni, a szótárak adatkezelése fejlesztői hatáskörben van.

Bizonyos szótárak elemei tartalmazhatnak további jellemzőket vagy beállításokat. Ezek a következők lehetnek:

1. Állampolgárság
1. Bevallási kód: az ÁNYK program részére történő <tárgyév>08 havi bevallás vagy <tárgyév>T1041 nyomtatvány adatexportjának összeállításához szükséges állampolgársági kód

2. Bejelentési kód: egyes nyomtatványokhoz (pl. BIKE lap) szükséges állampolgársági kód (kódolása ezen nyomtatványok útmutatója szerinti)
2. Beosztás
1. FEOR: a beosztás megnevezéséhez kapcsolható országos regiszter szerinti kód. Beállítása segíti a személyi törzsadatok feltöltésének automatizálását, és bizonyos kimutatásokban, listákban így megjeleníthető, illetve a havi bevallás feladásához is szükséges adat.
2. Besorolási tarifa kódja: munkaügyi statisztika kigyűjtéséhez szükséges kód
3. Fogl.eü.bes.kód: bizonyos egyedi statisztikai kimutatásokhoz szükséges foglalkozás egészségügyi besorolási kód
4. Munkaköri leírás: egyedi megállapodás alapján a vállalkozás igénye szerint egy szabadon szerkeszthető leírás kapcsolható az alkalmazott beosztásokhoz

3. Bérforma
1. Fizetett távolléti szorzó (+): távolléti díj számításánál bizonyos (többműszakos) bérformákban a távolléti szorzó 100%-on felüli részének beállítására ad lehetőséget

4. Huzamos távollét oka
1. NYENYI kód: az ÁNYK program részére történő havi bevallás adatexportjának összeállításához szükséges távolléti kód (kódolása <tárgyév>08M nyomtatvány leírása szerinti)
2. TB-alapba számít?  logikai jellemző a távolléti napok biztosítási kötelezettségének jelölésére (bizonyos távollétek esetében lehet rá szükség)
3. MNYP kód: a magánnyugdíjpénztári bevallás automatikus kitöltését teszi lehetővé (kódolását a bevallás kitöltési útmutatója szerint kell végezni)

5. Kötelezettség jogcímek
1. Tartozik/Követel főkönyvi számla: a jogcímhez tartozó összesítések kimutatásának helye a Bérfeladás főkönyvi feladási listáján.

6. Levonások oka
1. Tartozik/Követel főkönyvi számla: a jogcímhez tartozó összesítések kimutatásának helye a Bérfeladás főkönyvi feladási listáján.
2. Nettó jövedelembe beszámít? logikai jellemző a levonás figyelembe vételére (pl. előleg, fizetés átutalás, stb.) a nettó jövedelem számításánál a Bérkarton kigyűjtéséhez

7. Munkaviszony jellege
1. Alkalmazás minősége kód: az ÁNYK program részére történő havi bevallás adatexportjának összeállításához szükséges jogviszony kód (kódolása <tárgyév>08M nyomtatvány leírása szerinti)
2. Jogviszony kód: a <tárgyév>T1041 nyomtatvány feladásához szükséges jogviszony kód (kódolása ezen nyomtatvány útmutatója szerinti)
3. Stat. kód: bizonyos statisztikai kimutatások összeállításakor szükséges kód (kódolását a KSH jelentés kitöltési útmutatója szerint kell végezni)

A [!] Frissítés az adatkönyvtárakban funkció egyedi működésű, mellyel az aktuálisan kiválasztott szótárelem más adatmappákba másolását lehet elvégezni:

Az Igen / Nem válaszok esetében az üzenetben megfogalmazott műveletek kerülnek végrehajtásra: míg baloldali esetben egy tárgyév alatti összes vállalkozás mappájában történhet adatművelet, addig jobboldali esetben csak az aktuális vállalkozás következő vagy előző évi mappájában történhetnek adatműveletek.