Az állományi dolgozók, a megbízottak, alkalmiak, egyszerűsített munkavállalók havi kifizetési tételeinek, távolléteinek, valamint a vállalkozás egyéb állami kötelezettségeinek kezelésére, nyomtatására szolgál a Bérelszámolás menü Havi rögzítés című menüpontja. Ezt elindítva a következő ablak jelenik meg:

Az ablakon belül négy adatlap található, az első Bértételek lapon a következő lehetőségek állnak rendelkezésre:

Itt rögzíthetők az állományi dolgozók nem rendszeres kifizetései, illetve azok a  pótlékjellegű kifizetések, melyek a személy törzsadataiban levő pótlékok felett kerülnek kifizetésre. A rögzítés során meg kell határozni, hogy a rögzítendő tétel  a havi bérszámfejtéssel együtt kerül-e számfejtésre és kifizetésre (Havi bértétel) vagy attól függetlenül (Eseti kifizetés). Az előbbi esetben az adóelőleg a bérszámfejtésben az összes adóköteles bér összevonásával kerül megállapításra, az utóbbi esetben pedig az adóelőleg a megbízás kifizetésekre érvényes eljárás szerint állapítódik meg attól függően, hogy a kifizetési jogcím adózási típusa milyen adókötelezettséget jelent. Az eseti kifizetéseknél lehetőség van a rögzítés mentése után azonnali egyéni jegyzék nyomtatásra.

A rögzítést A kifizetés jogcíme: szótárból választással kell kezdeni, majd a Havi bértétel – ként felvitt kifizetéseknél, ha az összeget munkanap arányosan kell megadni, akkor a Munkanapok: mezőbe kell először beírni a felhasználandó munkanapok számát. Ezt követően a kifizetendő összeget a besorolási bér és a tárgyhavi összes munkanapok + ünnepnapok figyelembevételével a program jogcím beállításai szerint kiszámolja, és a Bruttó kifizetés alatt kiírja, mely szükség szerint javítható. Ezen kifizetéseknél meghatározható a kifizetés jellege. A  Rendszeresként  megjelölt  kifizetések a besorolási bérrel  és  az egyéb adóköteles pótlékokkal együtt képezik a bérszámfejtésben a havi adóalapot az éves adóalaphoz, a nem rendszeresként megjelölt kifizetések összege az éves adóalaphoz egyszeresen adódik hozzá a havi bérszámfejtés során. A tételhez megadott munkanapok száma a számfejtés során majd arányosan csökkenti a havi alapbér összegét. Ezért, ha olyan munkanap arányos tétel kerül rögzítésre, mellyel az alapbér arányos csökkentése nem szükséges, a Bruttó kifizetés összegének megjelenése után a munkanapok számát nullázni kell (pl. szabadságmegváltás vagy munkanap arányos jutalom, stb.). Ez a már kiszámított összeget ugyanakkor nem fogja nullázni vagy módosítani.

A Munkaórák: megadásával is a Bruttó kifizetés arányos számítását lehet elvégezni, de ez nem vonja maga után az alapbér munkanap arányos módosulását a számfejtésben.

Ha órabéres bérforma esetén a havi alapbért különböző jogcímek között kell felosztani, akkor a Munkaórákat a Munkanapok megadása után kell beírni. A Munkaórák megadása után az előzőleg a Munkanapok szerint kiszámított összeg újraszámítódik és átírásra kerül. Végül is a különböző rögzített jogcímeknél megadott munkanapok számának összege a havi munkanapok számával kell megegyezzen, de az összegek nem munkanap arányosan, hanem a munkaórák szerint fognak számítódni. Csak az alapbér jogcíme szerinti tételhez a Munkaórák: gombra kattintva lehetőség van a napi munkaóráknak a havi jelenléti ív szerinti rögzítésére, és annak összeszámítása alapján a munkaórák mezőjének automatikus kitöltésére:

Főállásúak részére az Eseti kifizetés – ként rögzített megbízási tétel kalkulációja a kifizetési jogcím kötelezettségei szerint történik meg, azonban mivel ez a tétel nem vesz részt a havi bérszámfejtésben, ezért a havi alapbér összegét ez nem módosítja, ha munkanap arányosan lett rögzítve. A másik különbség az adóelőleg számítás módjában van: itt már lehetőség van az Adókulcs egyedi meghatározására is: alapként az Adóévi paraméterek – ben beállított törvényes lineáris adókulcs jelenik meg, de többsávos adózás esetén lehetőség van ennek egyedi csökkentésére is, ha a személy főállású keresete éves összesítésben ezt a kulcsú adósávot várhatóan nem éri el. Az adósáv megállapítását rá lehet bízni a megbízás kifizetés számfejtésére is: ehhez az Adókulcs értékét 0-ra kell állítani, és ekkor (ha a kifizetési jogcím adóköteles) a rendszer a főállású havi alapbér 12-szeresével és az addigi eseti kifizetések összegével képzett éves adóalapból állapítja meg az adósávot és a hozzátartozó adókulccsal számítja a tétel adóelőlegét.

A Megbízottak részére rögzített tétel Adókulcs mezőjében szintén van lehetőség a fentiekhez hasonló egyedi mérlegelésre. Ha az SZJA-előleg értékét itt 0-ra állítjuk, a megbízási díj adóelőlege a Megbízottak adatai – nál beállított Adóelőleg számítás módja szerint kerül megállapításra.

A tétel Rendszeres jelzője a főállásúaknál leírt hatás helyett itt más értelmezésben szerepel: amennyiben beállításra kerül, a következő hónapra a Megbízás, eseti bérjegyzék pontban nyomtatott soros jegyzéken ugyanaz a megbízási díj kerül automatikusan nyomtatásra, tehát lényegében a rendszeres megbízási díj havonkénti rögzítését helyettesíti. Amennyiben valamelyik hónapban a kifizetést le kell állítani, úgy az előző hónap automatikusan képzett tételéből a Rendszeres jelzőt törölni kell.

A tétel Költség% mezője a tételhez beállított Adókedvezménye: függvénye, és csak az elszámolható költség adókedvezmény esetén állítható be. Értékét a személy írásbeli nyilatkozata alapján 10-50 % között lehet beállítani, és alapértéke 10% vagy a Megbízottak adatai ablakban kitöltött Költség% értéke lehet. Nyilatkozat hiányában alapként 10 % lesz automatikusan beállítva. A beállított mértékben csökken így az adóalap és az SZJA-előleg összege.

Ha a jogcím járulék köteles, ezt az Adóévi paraméterek – ben meghatározott (Havi minimálbér * TB-kötelezettség mértéke / 30) 1-napra eső járulék köteles összeg is befolyásolja. Erre szolgál a Naptári napok megadásának lehetősége, mely a megbízás elvégzésére a megbízási szerződésben meghatározott időtartamot jelenti. Ennek figyelembevétele módosíthatja a kifizetés járulék kötelezettségét. További lehetőség egy megbízás időszakának megadási lehetősége a Naptári napok alatti tól-ig dátumok kitöltésével. Ez a Megbízottak adatai ablakban 41 - munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony kóddal felvett megbízott esetében automatikusan kitöltésre az ott felvett időszak kezdete és vége dátumokkal.

A 60 - egyszerűsített foglalkoztatási jogviszony - ba felvettek részére a Megbízottak adatai ablak Nyomtatás funkciójában felvett egyszerűsített foglalkoztatás kifizetése is megjelenik ebben az ablakban:

A Nyomtatás feliratú gomb lenyomására az eseti vagy megbízás kifizetésről egyéni jegyzék készíthető:

A Főállásúak részére szolgál az ablak második adatlapja, melyen a havi Munkanap felhasználás állítható be:

Ezen a lapon látható illetve adható meg a feliratozás szerinti napok száma. Ha valakinek nincs szabadság kivétele a tárgyhóban, akkor általában itt nem szükséges rögzítést végezni, mert ezeket az adatsorokat a Bérszámfejtés a rendszerben lévő számfejtési naptár alapján automatikusan kitölti. Ha a tárgyhóban van a munkaviszony kezdete vagy vége, illetve a huzamos távollét kezdete vagy vége (a személy törzsadataiban ezek valamelyike előzetesen rögzítve lett), a Bérszámfejtés kiszámolja ezen dátumok figyelembevételével a le nem dolgozott napok számát. Az így kapott napok száma a számfejtés után itt látható lesz a Fiz. nélküli távollét oszlopban.

A Bértételek adatlapon rögzített fizetett ünnep, fizetett szabadság, betegszabadság jogcímekre rögzített tételekben szereplő munkanapok száma az adott tárgyhónapra a tétel mentésekor automatikusan felvezetésre kerül az ezen a lapon található táblázatba, és megjelenik a rögzített jogcímnek megfelelő oszlopban. Szükség esetén szerkeszthető is ez a táblázat, pl. akkor, ha valamiért az említett jogcímek valamelyikére nem történik bértétel rögzítés.

A Főállásúak részére szolgál az ablak harmadik adatlapja, melyen a Távollétek adatai rögzíthetők:

  

A hosszabb távú (többhónapos vagy többéves) huzamos távollétek adatai célszerűen a Főállásúak törzsadatai ablakban rögzíthetők. Rövidtávú, vagy egy hónapon belül ismétlődő távolléteket ezen a lapon célszerű felvezetni. Ha a Főállásúak törzsadatai ablakban rögzített távollét végével azonos hónapban újabb távollét kerül rögzítésre, annak sorszáma 2. vagy azt követő további értékeket vehet fel. A sorszám tehát mindig az adott hónapban lévő távollét sorszámát jelenti. A Munkanap felhasználás lapon lévő táblázat  Fiz. nélküli távollét oszlopa többszörös távollét esetén is a napok összeszámolásával fog a Bérszámfejtés folyamatában aktualizálódni.

Az ablak negyedik adatlapja a személyek kifizetéseihez kötődő természetbeni juttatások vagy azokhoz nem kötődő, a vállalkozás saját egyösszegű adó- és/vagy járulékköteles egyéb kifizetései utáni kötelezettségeinek kezelésére szolgál, melyen az Egyéb kötelezettségek összesített értékei láthatók vagy állíthatók be. Az adatlapon lévő táblázat sorai nem kapcsolódnak az ablak felső részén látható személyekhez, mert a táblázat havonkénti összesített, személyekhez nem közvetlenül kapcsolódó adatokat tartalmaz, ezért érdektelen, hogy az ablak felső részén lévő táblázatban éppen melyik személy kiemelt.

Az egyéb kötelezettségek számfejtésének, összesítésének módját a vállalkozás alapadatainál lehet beállítani, és ez megjelenik ennek a lapnak az alján vastagon szedve. Az itt lévő kötelezettségek a személyekhez az első adatlapon rögzített természetbeni juttatások alapján a Bérfeladás folyamatában kerülnek számfejtésre, összesítésre:

A kötelezettségek összesítésének másik módszere a személyekhez nem kötődő, bizonylati alapú kifizetéseken alapszik:

Ebből a táblából kerülnek feladásra a kötelezettségek a <tárgyév>08A Abevjava nyomtatványba a Havi bevallás ablakból indítva.

Ezek a kötelezettségek megjelennek a havi bérfeladásban és összesítésre kerülnek a személyek kifizetései utáni kötelezettségekkel, így ezeket is magába foglaló egyösszegű átutalások készíthetők a kötelezettségek jogcíme szerint.