A PERSONAL rendszer adatai fizikailag a számítógépen az installálás célkönyvtárának DATA alkönyvtárában Visual Foxpro táblákban (DBF) vannak elhelyezve. Ezeknek a tábláknak az indexelésére, mentésére vagy szükség esetén a mentett adatok visszatöltésére szolgál a Karbantartás menü Adatbázis szerviz című menüpontja:

Az ablak bal felső részén lévő műveletválaszték közül jelölhető ki az elvégezni kívánt művelet, alaphelyzetben a Csak szerviz funkciók beállítás az ablak jobb oldalán lévő műveletek végzését jelenti. A Rendezettség helyreállítása az adatok sorrendiségét biztosító indexállományok (CDX) helyreállítását jelenti, a Törölt rekordok eltávolítása opció bejelölése az adatkezelő képernyőkön törlésre került rekordok végleges fizikai eltávolításának kérését jelenti.

Az Adatstruktúrák ellenőrzése opcióval az adatbázis felépítésének,  az egyes táblák mezőinek az adatkatalógus szerinti ellenőrzését lehet kérni, de ez a funkció szolgál az adatstruktúrák bővítésének kérésére is. Ez utóbbi általában egyéb fejlesztői feladatokat is jelent, például programverzió cserét a bővített mezők adatkezelésének végrehajtását tartalmazó verzióra, vagy egyéb egyszer végrehajtható adatkezelési műveleteket fejlesztői jelszó alkalmazásával. Ezen opcióval egyúttal automatikus karbantartás kérhető a rendszer REPORTS könyvtárában lévő nyomtatási sablonokban: törli az esetleges tervezéskori nyomtatóbeállításokat, ezzel az aktuális alapértelmezett nyomtató beállításaival fognak elkészülni a különböző rendszer által szolgáltatott listák.

Az Adatfile-ok mentése .ZIP file-ba művelettel a DBF és CDX állományok tömörített formában a műveletek alatt megadható file-névvel a beállított könyvtárba mentésre kerülnek. Ekkor a kért szerviz funkciók még a mentés előtt megtörténnek.

A mentés helyeként célszerűen pendrive is kijelölhető, ezzel biztosítani lehet, hogy a merevlemez esetleges tönkremenetelét követően az adatok a mentés idejéig tökéletesen visszaállíthatók legyenek. Erre általában a merevlemez cseréje után, teljes rendszertelepítést követően kerülhet sor. Erre szolgál az Adatfile-ok betöltése .ZIP file-ból művelet.

Ekkor a kért szerviz funkciók az adatok betöltése után hajtódnak végre. Ezek a műveletek minden esetben alapos előkészítést és gondos odafigyelést igényelnek, a mentések pontos adminisztrációját feltételezik.

Nagyobb adatállományok (>10000 db törzsadat és kapcsolódó naplóanalitikák) esetén előfordulhat, hogy a mentés már nem fér el egy pendrive-ra. Ekkor a mentést a merevlemez valamelyik könyvtárába célszerű helyezni, és onnan a pendrive-okra másolást olyan file-kezelő programmal (pl. Totalcmd) kell elvégezni, amelyik képes a nagyobb adatállományok kisebb méretűre darabolására, illetve szükség esetén a több részre darabolt tömörítvény egyesítésére.

Külső meghajtó, DVD- vagy CD-íróval ellátott rendszeren a fenti tömörítési eljárás szükségtelen, ezekre nem csak tömörítve írhatók fel az adatok, hanem tömörítés nélkül a teljes alkalmazási könyvtár a benne lévő állományokkal és alkönyvtárakkal Windows Intézővel archiválható. Ez esetben a felhasználó eldöntheti, hogy melyik mentési módszert alkalmazza: a rendszer által kínált (fentiekben leírt) eljárást, vagy a rendszeren kívüli, külső programok segítségével történő mentési eljárásokat.