A PERSONAL rendszer adatai fizikailag a számítógépen az installálás célkönyvtárának DATA alkönyvtárában Visual Foxpro táblákban (DBF) vannak elhelyezve. Ezeknek a tábláknak az indexelésére, mentésére vagy szükség esetén a mentett adatok visszatöltésére szolgál a Karbantartás menü Adatbázis szerviz című menüpontja:

Az ablak bal felső részén lévő műveletválaszték közül jelölhető ki az elvégezni kívánt művelet, alaphelyzetben a Csak szerviz funkciók beállítás az ablak jobb oldalán lévő műveletek végzését jelenti. A Rendezettség helyreállítása az adatok sorrendiségét biztosító indexállományok (CDX) helyreállítását jelenti, a Törölt rekordok eltávolítása opció bejelölése az adatkezelő képernyőkön törlésre került rekordok végleges fizikai eltávolításának kérését jelenti.

Az Adatstruktúrák ellenőrzése opcióval az adatbázis felépítésének,  az egyes táblák mezőinek az adatkatalógus szerinti ellenőrzését lehet kérni, de ez a funkció szolgál az adatstruktúrák bővítésének kérésére, és az adattablák sorrendiségének magyar ABC szerinti rendezésére is. Az adatbővítés általában egyéb fejlesztői feladatokat is jelent, például programverzió cserét a bővített mezők adatkezelésének végrehajtását tartalmazó verzióra, vagy egyéb egyszer végrehajtható automatikus adatkezelési műveleteket az adatbővítés egyidejű alkalmazásával. Ezen opcióval egyúttal automatikus karbantartás kérhető a rendszer REPORTS könyvtárában lévő nyomtatási sablonokban: törli az esetleges tervezéskori nyomtatóbeállításokat, ezzel biztosítható az aktuális alapértelmezett nyomtatóval, annak beállításaival a különböző rendszer által szolgáltatott listák korrekt nyomtatása.

Az Adatfile-ok mentése .ZIP file-ba művelettel az aktuális adatmappában lévő adatfájlok tömörített formában a műveletek alatti ZIP: mezőben megadható file-névvel a beállított könyvtárba mentésre kerülnek. A meghajtó és mappaváltást a mező alatti dobozban a fekete háromszögre kattintva kezdve, majd a megfelelő mappa kiválasztásával lehet elvégezni. Az OK gomb megnyomásával indul a mentési folyamat, ekkor a kért szerviz funkciók is még a mentés előtt megtörténnek.

A fenti mentési eljárás alapbeállítás szerint Küldés nélkül és Almappák nélkül történik meg. A Küldés levélben beállítása lehetővé teszi a mentés után a tömörített állomány e-mail mellékletként történő küldését egy új dialógus ablakban megadható e-mail címre egy tetszőlegesen megadható Üzenet: szöveggel . Az e-mail küldéshez szükséges Beállítások részletesebben a Levélküldés témakörben lesznek ismertetve, de itt is megtekinthetők, és a Küldés gombbal történhet meg a levél elküldése:

Több vállalkozás kezelésére jogosult felhasználók esetében szükség lehet arra, hogy az adatmentés egy adott tárgyév összes kezelt vállalkozására egyszerre történjen meg, és ne vállalkozásonként kelljen menteni. Erre szolgál a tárgyév főmappájában rendelkezésre álló Almappák is beállítása a mentés előtt. Ennek hatására a DATA mappa alatti <tárgyév> almappa alatti össszes almappában lévő adatfájlok mappahelyesen mentésre kerülnek a mentésre megadott tömörített állományba.

A mentés helyeként célszerűen pendrive is kijelölhető, ezzel biztosítani lehet, hogy a merevlemez esetleges tönkremenetelét követően az adatok a mentés idejéig tökéletesen visszaállíthatók legyenek. Erre általában a merevlemez cseréje után, teljes rendszertelepítést követően kerülhet sor.

Indokolt esetben az Adatfile-ok betöltése .ZIP file-ból művelettel betölthető az aktuális adatmappa teljes tartalma egy korábbi mentésből, vagy a tárgyév főmappájában indítva az Almappák is beállításával a tárgyévi összes vállalkozás adatmappája egy korábbi állapotra is visszatölthető:

Jóváhagyásra az adatok betöltésre kerülnek és a kért szerviz funkciók is végrehajtódnak utána. Ezek a műveletek minden esetben alapos előkészítést és gondos odafigyelést igényelnek, a mentések pontos adminisztrációját feltételezik.

Külső meghajtó, DVD- vagy CD-íróval ellátott rendszeren a fenti tömörítési eljárások helyett tömörítés nélkül a teljes alkalmazási könyvtár a benne lévő állományokkal és alkönyvtárakkal Windows Intézővel vagy alkalmas Backup programmal archiválható. Ez esetben a felhasználó eldöntheti, hogy melyik mentési módszert alkalmazza: a program által kínált (fentiekben leírt) eljárást, vagy a programon kívüli, külső programok segítségével történő mentési eljárásokat.